Documentación de la comunidad

Documentación de la comunidad de propietarios

En ocasiones las relaciones entre el administrador de una comunidad y los propietarios terminan mal. Parece que algunos administradores se resisten a marcharse de la comunidad que inicialmente los contrató sin recordar que su cargo no es vitalicio y que los propietarios tienen derecho a cambiar de profesional incluso sin dar justificación alguna.

Es deber de un buen administrador disculparse si ha prestado un mal servicio, resolver cualquier problema causado a la comunidad, responsabilizarse de los gastos que pueda haber ocasionado y en general hacer todo lo posible por prestar un trato correcto y un servicio de calidad. Si éste hubiera sido el caso, igualmente la comunidad tiene derecho a cambiar de profesional por las razones que estime convenientes y que no necesita justificar.

Como profesionales, recomendamos siempre hacerlo con toda la educación del mundo y dando facilidades, aunque averiguando si es posible, las causas del desencanto que han hecho que la comunidad prescinda de los servicios del que hasta ahora velaba por su bienestar.

Sin embargo, una vez la comunidad decide realizar el cambio, es obligación del administrador facilitar dicho proceso. Del mismo modo la comunidad tiene la obligación de ponerse al día en las cantidades que adeude al citado profesional por sus servicios hasta ese momento.

Tanto si el administrador ha sufrido un perjuicio económico, como si considera lesionado su honor o su profesionalidad, no puede ni debe retener la documentación que tiene de la comunidad. Esa documentación no le pertenece, del mismo modo que no le pertenecen las cuentas, los libros de actas, facturas, declaraciones de renta, retenciones de IRPF, contratos de proveedores ni ficheros de datos.

Si el administrador optara por retener estos documentos, es posible llevarlo a los tribunales por apropiación indebida, tras enviarle un buro fax y exigirle la devolución de la documentación. Si la comunidad tiene deudas pendientes con el administrador y no desea pagarlas, el administrador también puede iniciar los trámites legales correspondientes a fin de cobrar lo que legalmente se le adeuda.

Pero en ningún caso un buen profesional dificultará la gestión de la comunidad reteniendo documentos, papeles o datos con el fin de dejarla inoperante. La comunidad tiene en estos casos la posibilidad de denunciar al administrador delante de la Agencia Española de Protección de Datos (AGPD) por falta grave o muy grave precisamente por retener el fichero de datos de la comunidad, del cual el administrador solo es el encargado solamente, pues su propietario es la comunidad. Este fichero de datos incluye las direcciones, DNI, teléfonos, emails, números de cuenta bancaria, datos de los empleados de la comunidad y en definitiva los datos personales de muchas personas que están protegidos legalmente por la Ley 15/1999 de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal.

Las sanciones por apropiarse de estos datos que son propiedad de la comunidad y no devolverlos cuando han sido reclamados, puede oscilar entre los 40.000 euros y los 600.000 euros, máxime cuando el administrador no haya respondido a las reclamaciones de devolución ejercitadas por el presidente o quien represente a la comunidad.

Además denunciar al administrador delante de la Agencia Española de Protección de Datos no conlleva prácticamente gastos, excepto los propios del correo postal y las gestiones administrativas que haga la persona encargada de realizar las reclamaciones en nombre de la comunidad y que no tiene por qué ser un abogado.

Es cierto que es un proceso lento, pero más rápido en muchos casos que las acciones judiciales, aunque debemos tener en cuenta que la AGPD comprobará primero la responsabilidad del administrador en el suceso y posteriormente impondrá la multa al administrador, multa que será de carácter administrativo y de la que no se entregará nada a la finca. Es decir, es una multa, no una indemnización por el daño causado a la comunidad.


Si la comunidad pretende ser indemnizada, en ese caso, no le quedará otro camino, que emplear la vía judicial, aunque las medidas tomadas por la AGPD contra este mal profesional pueden ser un complemento perfecto, para que decida no atentar contra otras comunidades en el futuro.

Saludos